Das Thema Digitalisierung ist in aller Munde. Daher stehen Unternehmen und vor allem ihre HR-Abteilungen vor neuen Herausforderungen. Begrifflichkeiten wie Effizienz, Produktivität und Arbeitszeiterfassung gewinnen immer mehr an Bedeutung. Daher wird ein moderner Ansatz gefordert, der mit den aktuellen Trends und technologischen Entwicklungen Schritt hält.
In diesem Blogartikel wird die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung näher beleuchtet und wie sie HR-Abteilungen und Digitalisierern dabei hilft, ihre Prozesse zu optimieren um den Erfolg des Unternehmens voranzutreiben und auch langfristig zu sichern.
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Im September 2022 wurde durch das Urteil des BAG (Bundesarbeitsgericht) der Entscheid des Europäischen Gerichtshofes noch einmal untermauert, denn was viele gar nicht wissen, die Erfassung der täglichen Arbeitszeit wurde bereits im Jahr 2019 zur Pflicht.
Laut diesem Beschluss des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) sind Arbeitgeber*innen verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter*innen systematisch zu erfassen. Dies umfasst sowohl Beginn als auch das Ende der Arbeitszeit. Pausen sowie Ruhezeiten gehören nicht zur Arbeitszeit. Es ist jedoch von besonderer Bedeutung, dass diese eingehalten werden.
Eine generellte Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten gab es zuvor nicht. Im Arbeitsgesetz von 1994 waren lediglich Themen wie Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten sowie Pausenzeiten geregelt.
So gelten diesbezüglich folgende Regelungen:
Eine bloße Erfassung von Überstunden, wie es bislang in Deutschland vorgeschrieben war, genügt nicht mehr. Die neue Regelung bringt einen umfassenderen Ansatz zur Arbeitszeiterfassung mit sich.
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Heutzutage ist es für Unternehmen von besonderer Bedeutung, effizient zu arbeiten. Nur auf diese Weise können sie auch wettbewerbsfähig sein und bleiben. Eine zentrale Rolle spielt in diesem Zusammenhang die Zeiterfassung.
Sofern Mitarbeitende ihre Arbeitszeit erfassen, gelingt es dem Unternehmen, Ressourcen optimal zu nutzen und ggf. Verbesserungspotentiale zu erkennen. HR-Abteilungen profitieren hiervon, denn sie können gezielte Maßnahmen ergreifen, um die Produktivität zu steigern und Arbeitsprozesse effektiver zu gestalten.
"Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) zugunsten einer verpflichtenden Arbeitszeiterfassung. Das Urteil betrifft Unternehmen und Arbeitnehmer*innen in der Europäischen Union (EU) und basiert auf der Arbeitszeitrichtlinie. Es zielt darauf ab, die Rechte der Arbeitnehmer*innen zu schützen und faire Arbeitsbedingungen zu gewährleisten.
Arbeitnehmer*innen sollten ihre Arbeitszeiten genau erfassen, um ihre Rechte durchzusetzen. Das Urteil hat Auswirkungen auf Unternehmen, die geeignete Mechanismen zur Arbeitszeiterfassung implementieren müssen, um den Anforderungen gerecht zu werden. Das Urteil fördert Transparenz und den Schutz der Arbeitnehmer*innen in der EU.
Im heutigen Wettbewerbsumfeld müssen Unternehmen effizient arbeiten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Zeiterfassung spielt dabei eine zentrale Rolle. Indem Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter genau erfassen, können sie besser verstehen, wie Ressourcen genutzt werden und welche Bereiche Verbesserungen benötigen. Dies ermöglicht es HR-Abteilungen, gezielte Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität zu ergreifen und Prozesse effektiver zu gestalten."
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Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind lückenlos und zeitnah zu erfassen
Die Erfassung hat in elektronischer Form zu erfolgen (Ausnahme: Unternehmen mit weniger als 10 Arbeitnehmerinnen
- Die Daten müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden
- Die Daten müssen darüber hinaus jederzeit für Arbeitnehmer*innen, Betriebsräte und Behörden zugänglich sein
Die erfassten Arbeitszeiten unterliegen dem Datenschutz und dürfen nur für interne Zwecke verwendet werden und der Zugriff sollte nur auf berechtigte Personen beschränkt sein
Die folgenden Systeme bieten sich zur Erfassung der Arbeitszeiten an:
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Ein modernes System zur Zeiterfassung bringt für Unternehmen diverse Vorteile mit sich. Der Einsatz digitaler Tools und Technologien sorgt dafür, dass HR-Abteilungen und Digitalisierer ihren Prozess der Zeiterfassung optimieren können.
Prozesse können effizienter und transparenter gestaltet werden, da Zeiterfassungssysteme Echtzeitdaten zur Verfügung stellen, die Berichterstattung optimieren und benutzerfreundliche Schnittstellen darbieten.
Außerdem wird eine nahtlose Integration mit anderen Unternehmenssystemen ermöglicht und die Auswertung erfasster Daten erleichtert.
Durch die Verwendung automatisierter Tools und Softwarelösungen können Unternehmen wertvolle Zeit, Kosten und Ressourcen einsparen, da diese Tools effizientere Prozesse ermöglichen.
Mitarbeiter*innen müssen keine manuellen Aufzeichnungen mehr führen, was eine Zeitersparnis bedeutet und die Produktivität steigert. Dieser niedrigere Verwaltungsaufwand führt außerdem zu geringeren Personalkosten.
Automatisierte Tools können potenzielle Probleme wie Überstunden bzw. Unterbeschäftigung frühzeitig erkennen lassen, dadurch können Ressourcen besser geplant werden.
Der Einsatz einer modernen Zeiterfassungslösung hat positive Auswirkungen auf die Effizienz im Unternehmen. HR-Abteilungen können dadurch zum Beispiel Engpässe leichter identifizieren und Gegenmaßnahmen einleiten und somit die Ressourcen effizienter einsetzen.
Auch die Möglichkeit, Überstunden einfacher zu erkennen, lässt Personalabteilungen einen positiven Einfluss auf die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden ausüben. Eine entsprechende Ausgeglichenheit in diesem Bereich führt sodann in der Regel zu Effizienzsteigerungen, da zufriedene Mitarbeiter*innen bekanntlich auch bessere Arbeitsergebnisse erzielen.
Transparenz und Mitarbeitendenengagement werden durch eine automatisierte Zeiterfassung gefördert. Es entsteht Vertrauen und die Mitarbeitenden fühlen sich motiviert und wertgeschätzt, wenn sie die Möglichkeit bekommen, ihre Arbeitszeit genau erfassen zu können und wenn diese dann auch gerecht vergütet wird.
Moderne Zeiterfassungslösungen bieten Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, jederzeit ihre eigenen Arbeitszeiten einsehen zu können und somit ihren Beitrag, den sie im Unternehmen leisten zu erkennen und ggf. ihre Produktivität zu optimieren.
Gesetzliche Bestimmungen und Arbeitszeitvorschriften einzuhalten fällt Mitarbeitenden oftmals leichter, wenn ihnen ein automatisiertes System zur Unterstützung zur Verfügung gestellt wird.
Eine exakte Dokumentation der Arbeitszeiten führt darüber hinaus dazu, dass rechtliche Anforderungen erfüllt werden.
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Die Zeiterfassung ist ein unverzichtbares Instrument für HR-Abteilungen und Digitalisierer, um den Erfolg von Unternehmen in der modernen Arbeitswelt sicherzustellen.
Sie ist darüber hinaus (laut Urteil des Europäischen Gerichtshofs) eine unumgängliche Verpflichtung des Arbeitgebers, dafür zu sorgen, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zum Beispiel mittels Stechuhr von den Beschäftigten erfasst werden.
Durch den Einsatz moderner Zeiterfassungssysteme können Unternehmen einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gehen. Auf diese Weise können sie ihre Effizienz steigern, da beispielsweise eine altbackene Zettelwirtschaft in Form händischer Stundenzettel entfällt. Denn sind wir mal ehrlich: wer möchte heute noch Dinge händisch erfassen, wo es doch die Möglichkeit gibt, dies digital zu erledigen? Das gilt längst nicht mehr nur für den Ersatz des Faxgerätes durch E-Mails, sondern eben auch für den Austausch händischer Stundenzettel durch automatisierte Tools.
Darüber hinaus kann aber auch das Mitarbeiterengagement gefördert und transparente Arbeitsbedingungen geschaffen werden.
Profitiert also noch heute von den zahlreichen Vorteilen durch den Umstieg auf digitale Tools und die Integration mit anderen Unternehmenssystemen!
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Quelle Fotos: 1. unsplash.com 2. eigene Darstellung erstellt in canva.com
