Bei timeout handelt es sich um eine Online Urlaubsverwaltungssoftware für Microsoft Office 365 und teams. Diese ist so konzipiert, dass sie Mitarbeitende und Vorgesetzte bei der Urlaubsplanung unterstützt. Die Anwendung ist auf allen gängigen Systemen verfügbar und ermöglicht auf diese Weise eine orts- und zeitungebundene Abwesenheitsverwaltung, die stets nutzbar ist.
Du hast die Möglichkeit, team- sowie firmenübergreifend alle Abwesenheiten im Kalender einzusehen. Darüber hinaus sind Urlaubsregelungen aller 16 Bundesländer inkludiert
Damit es nicht zu Engpässen im Team kommt, weil sich zu viele Mitarbeitende zeitgleich im Urlaub befinden, hat in der Regel jede/r Mitarbeitende eine Vertretung. Wird Urlaub beantragt, geht der Antrag zunächst zur Vertretung, wo dieser bestätigt und an den/die Vorgesetze/n zur Kontrolle und Freigabe weitergeleitet wird.
Über den Teamkalender habt ihr die Möglichkeit, einzusehen, welche/r Kollege/in im Urlaub oder zum Beispiel für einen Austausch verfügbar ist.
Der administrative Aufwand wird durch die Anbindung zu Microsoft Office reduziert, was wiederum eine Zeitersparnis zur Folge hat.
Daten zu exportieren oder diese einzulesen ist, Dank der Exportfunktion und der Rest API ohne großen Aufwand möglich.
timeout bietet euch die Möglichkeit, eigene Abwesenheitstypen, benutzerdefinierte Feiertage und ein individuelles Urlaubskonto pro Mitarbeiter*in anzulegen.
Den Status der Anträge bekommen deine Mitarbeitenden ganz unkompliziert per Benachrichtigung über MS teams und E-Mail. Auch die Vorgesetzten werden zeitnah per Benachrichtigung informiert, sobald ein neuer Antrag eingegangen ist und zeitnah geprüft und entsprechend genehmigt oder abgelehnt werden sollte.
Dank einer Crossplattform sind alle Abwesenheiten zu jeder Zeit und auf allen Geräten verfügbar.
Der Fokus liegt auf Euch, den Nutzern. Deshalb ist die App leicht zugänglich und intuitiv bedienbar.
timeout liegt die Sicherheit deiner Unternehmens- und Personaldaten besonders am Herzen. Da das Tool DSGVO-konform und sicher verschlüsselt ist, kannst du es ohne Bedenken nutzen. Durch den Unternehmenssitz in Deutschland und das Betreiben ISO-zertifizierte Server, die auf Basis höchster Sicherheitsstandards in der EU arbeiten, ist die Software besonders sicher.
Durch eine effizientere Planung der Abwesenheiten entstehen deinem Unternehmen, wenn du auf eine online Urlaubsplanungssoftware anstatt einer herkömmlichen Methode zurückgreifst, diverse nennenswerte Vorteile:
Urlaubsanträge müssen nicht mehr zwangsläufig im Büro, sondern können von überall eingereicht werden. Eine Koordination und Absprache der Abwesenheitszeiten ist somit effizienter und einfacher möglich.
Das Ausdrucken von Urlaubsanträgen ist Dank online Urlaubsplanung nicht mehr notwendig. Somit können zum Beispiel Kosten für Drucker, Papier und Tintenpatronen eingespart werden.
Eine Automatisierung der Planung und Genehmigung von Abwesenheiten führt dazu, dass Mitarbeitende und Vorgesetzte Zeit einsparen, die sie an anderer, wichtigerer bzw. sinnvollerer Stelle einsetzen können.
Es kommt seltener zu Konflikten unter den Mitarbeitenden, da Abwesenheiten unkompliziert und einfach eingesehen werden können und die Planung wird vereinfacht.
Automatisierte Prozesse führen dazu, dass das Risiko für Fehler gesenkt wird. Eine zentrale Erfassung der Daten sichert dabei einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen.
Die Transparenz der Urlaubsplanung sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden sich fair behandelt fühlen.
Zunächst werden Nutzerprofile für alle Mitarbeitenden erstellt. Außerdem werden Rollen und Zugriffsberechtigungen festgelegt und den entsprechenden Abteilungen zugewiesen. Dies ist von besonderer Bedeutung, damit Abwesenheiten im Teamkalender, aber auch im persönlichen Kalender sichtbar werden.
Abwesenheitstypen müssen bestimmt werden, damit sie vom Team ausgewählt werden können. In diesem Zusammenhang können für jeden Abwesenheitstyp Details festgelegt werden. So zum Beispiel, ob es einer Genehmigung bedarf und von wem diese Genehmigung erteilt werden kann.
Neben den Urlaubstagen muss beispielsweise auch ein etwaiger Betriebsurlaub eingetragen werden und die jeweils geltenden Feiertage können entsprechend des Standortes hinterlegt werden.
Und schon kann es losgehen mit der einfachen online Urlaubsverwaltung.
Moderne Unternehmen von heute möchten Prozesse vereinfachen und effizienter gestalten. Darüber hinaus soll die Umwelt geschont und die Mitarbeitenden entlastet werden. Im Rahmen der Zeiterfassung haben die meisten Unternehmen bereits auf automatisierte Prozesse umgestellt, sodass sie dies auch bezüglich der Urlaubsplanung einführen möchten.
Von einem online Urlaubsplaner wie timeout, kann dein Unternehmen in vielen Bereichen profitieren. So haben deine Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihren Urlaubsantrag einfach und unkompliziert einzureichen. Mit nur wenigen Klicks können Abwesenheits- und Urlaubstage übermittelt und verwaltet werden. Dadurch kann wertvolle Zeit eingespart werden, die die Beteiligten, wie die Kollegen/innen aus der HR Abteilung, wiederum in sinnvollere Tätigkeiten investieren können.
Darüber hinaus werden sowohl die Koordination, als auch die Absprachen untereinander mit Hilfe einer online Urlaubsplanungssoftware verbessert. Urlaubszeiten können einfacher erfasst und dadurch geplant werden, denn die Mitarbeitenden können sich die Verfügbarkeiten ihrer Kollegen anzeigen lassen.
Urlaubsanträge können jederzeit eingesehen werden, Mitarbeitende bleiben somit immer auf dem aktuellen Stand. Ist ihr Antrag bereits geprüft, freigegeben oder abgelehnt? Es bedarf dabei keiner kompletten HR Software, die Daten können einfach und unkompliziert mittels App überprüft werden. Auch die Vorgesetzten oder die HR Abteilung werden unmittelbar nach Übermittlung des Urlaubsantrages über den Eingang informiert.
Die Einführung von timeout sorgt dafür, dass Urlaubsplanungsprozesse im Unternehmen optimiert werden. Dadurch kannst du ebenso die Mitarbeitendenzufriedenheit positiv beeinflussen.
